Upravljanje zgradom podrazumijeva mnogo sitne administracije — spiskove vlasnika, evidenciju uplata, obavještenja, zapisnike i zakazivanje sjednica. Kada se sve to vodi na papiru i usmeno, lako dolazi do grešaka, zaboravljenih rokova i nesporazuma. Digitalni alati taj posao čine bržim, urednijim i transparentnijim.
Šta se može digitalizovati
Gotovo svaki aspekt rada zajednice ima svoju digitalnu verziju:
- Evidencija vlasnika i kontakata na jednom mjestu
- Pregled uplata i dugovanja po stanu
- Obavještenja i ankete umjesto cedulja na oglasnoj tabli
- Arhiva odluka, zapisnika i ugovora dostupna kad zatreba
Komunikacija sa stanarima
Najveći problem mnogih zajednica je dolazak do ljudi. Vlasnici koji ne žive u zgradi teško se obavještavaju, a obavještenja na ulazu lako se previde. Grupna komunikacija putem aplikacija ili mejla rješava veliki dio tih teškoća i čini da informacije zaista stignu do svih, na vrijeme.
Zakazivanje sjednica i termina
Organizacija skupštine ili sastanka upravnog odbora zna biti mukotrpna — usklađivanje termina, potvrde dolaska, briga o kvorumu. Tu posebno pomažu alati za zakazivanje termina, poput servisa Buky, koji olakšavaju dogovaranje vremena i potvrdu prisustva, čime se smanjuje rizik da sjednica padne zbog nedostatka kvoruma.
Od čega početi
Nije potrebno sve uvesti odjednom. Razuman početak je sređena evidencija vlasnika i pouzdan kanal za obavještavanje, a ostalo se dodaje postepeno. Cilj nije tehnologija radi tehnologije, nego da predsjednik i upravni odbor manje vremena troše na administraciju, a više na stvarne probleme zgrade. Uredna digitalna evidencija usput podiže i povjerenje, jer su podaci o novcu i odlukama svima dostupni.
Napomena: Tekst je informativnog karaktera i zasnovan je na Zakonu o održavanju zgrada RS (Službeni glasnik RS, br. 101/11).
Komentarišite