Uredno vođenje finansijske dokumentacije je zakonska obaveza zajednice etažnih vlasnika i preduslov za transparentno upravljanje zgradom.
Zakonska obaveza
O prihodima, rashodima i utrošku sredstava na ime održavanja stambene zgrade vodi se evidencija (član 36. stav 1. Zakona o održavanju zgrada RS).
Sadržaj evidencije
U evidenciji se iskazuju podaci o (član 36. stav 2):
- Ostvarenim prihodima (uplate etažnih vlasnika, prihodi od zakupa i sl.)
- Ostvarenim rashodima za održavanje zgrade
- Gotovinskim uplatama
- Uplatama preko žiro-računa zajednice radi održavanja stambene zgrade
Izvještavanje skupštine
Upravni odbor podnosi izvještaj o prihodima i rashodima skupštini zajednice najmanje jednom godišnje (član 36. stav 3). Skupština donosi finansijski plan i godišnji obračun zajednice (član 25. tačka g) i usvaja godišnji izvještaj održavanja zgrade (član 25. tačka d).
Pravo uvida
Pravo uvida u izvještaj o prihodima, rashodima i utrošku sredstava imaju svi etažni vlasnici u zajednici (član 36. stav 4). Ovo pravo ne može biti ograničeno ni na koji način.
Preporučena dokumentacija
Pored zakonskog minimuma, preporučuje se vođenje:
- Knjige prihoda — evidencija svih uplata po vlasnicima, sa datumima i iznosima
- Knjige rashoda — evidencija svih troškova sa računima i ugovorima
- Evidencije dugovanja — pregled vlasnika koji ne plaćaju uredno
- Bankovnih izvoda — redovni izvodi sa žiro-računa zajednice
- Ugovora — svi zaključeni ugovori o održavanju, osiguranju i sl.
- Računa i faktura — svi primljeni računi za izvršene radove
Odgovornost za vođenje dokumentacije
Upravni odbor je odgovoran za vođenje finansijske dokumentacije, s obzirom na to da izmiruje obaveze u ime zajednice (član 31. tačka e) i organizuje naplate i prijem uplata (član 31. tačka ž).
Napomena: Ovaj tekst je informativnog karaktera i zasnovan je na Zakonu o održavanju zgrada RS (Službeni glasnik RS, br. 101/11).