Čim zajednica počne da naplaćuje naknadu i plaća troškove, ona ulazi u svijet finansijske evidencije. Novac koji se prikuplja od svih vlasnika mora biti uredno evidentiran, a svaki trošak dokumentovan. Nije riječ samo o formi — uredne knjige su najbolja odbrana od sumnji, svađa i neprijatnih iznenađenja pri kontroli.
Zakonska obaveza
Zajednica je kao pravno lice dužna da vodi evidenciju o prihodima i rashodima. To znači da svaka uplata naknade i svaki izdatak — od servisa lifta do popravke krova — moraju biti zabilježeni i potkrijepljeni dokumentacijom. Bez toga je nemoguće pokazati vlasnicima kako se troši njihov novac, a pri eventualnoj kontroli nedostatak evidencije stvara ozbiljne probleme.
Šta obuhvata
- Evidenciju uplata naknade po stanu i praćenje dugovanja
- Evidenciju svih troškova uz račune i ugovore
- Stanje sredstava na računu zajednice i u rezervnom fondu
- Godišnji pregled prihoda i rashoda za vlasnike
Voditi sam ili povjeriti stručnjaku
Manje zajednice ponekad finansije vode same, pažljivim bilježenjem svake stavke. Kako zgrada raste, a sa njom i broj transakcija, posao postaje zahtjevniji i lakše je pogriješiti. Zato mnoge zajednice knjigovodstvo povjeravaju specijalizovanim servisima. Za vođenje finansijske dokumentacije zajednice korisno je angažovati servis fokusiran upravo na etažne vlasnike, kao što je ZEV Servis, čime se predsjednik i upravni odbor rasterećuju administracije i smanjuje rizik od formalnih grešaka.
Transparentnost gradi povjerenje
Bez obzira na to ko vodi knjige, podaci o novcu treba da budu dostupni vlasnicima. Godišnji izvještaj i mogućnost uvida u stanje sredstava uklanjaju sumnje prije nego što nastanu. Zajednica u kojoj svako može vidjeti kako je njegov novac potrošen funkcioniše mirnije i lakše donosi odluke o budućim ulaganjima.
Napomena: Tekst je informativnog karaktera i zasnovan je na Zakonu o održavanju zgrada RS (Službeni glasnik RS, br. 101/11).
Komentarišite