Uredna dokumentacija je temelj dobrog upravljanja zajednicom etažnih vlasnika. Zakon o održavanju zgrada RS (član 36) propisuje obavezu vođenja evidencije, ali u praksi mnoge zajednice nemaju nikakvu dokumentaciju. Evo kako to ispraviti.
Zakonska obaveza
Prema članu 36. Zakona:
- O prihodima, rashodima i utrošku sredstava na ime održavanja vodi se evidencija (stav 1)
- Evidencija se vodi u skladu sa propisima o finansijskom poslovanju neprofitnih organizacija (stav 2)
- Upravni odbor podnosi izvještaj skupštini najmanje jednom godišnje (stav 3)
- Svi etažni vlasnici imaju pravo uvida u dokumentaciju (stav 4)
Dokumentacija koju ZEV mora voditi
1. Osnivačka dokumentacija
- Ugovor o osnivanju ZEV-a
- Rješenje o upisu u registar
- JIB (jedinstveni identifikacioni broj)
- Pečat i podaci o žiro računu
- Spisak etažnih vlasnika sa podacima o vlasništvu
2. Zapisnici sa sjednica skupštine
- Zapisnik sa svake sjednice skupštine
- Odluke donesene na skupštini
- Spisak prisutnih sa potpisima
- Punomoći za glasanje
3. Finansijska dokumentacija
- Knjiga prihoda i rashoda
- Izvodi sa žiro računa
- Uplatnice/potvrde o uplati naknade svakog vlasnika
- Računi za izvršene radove i usluge
- Ugovori sa izvođačima radova
- Godišnji finansijski izvještaj
4. Tehnička dokumentacija
- Tehnička dokumentacija zgrade (ako postoji)
- Program održavanja
- Izvještaji o izvršenim radovima
- Zapisnici o primopredaji radova
- Garantni listovi za izvedene radove
Kako organizovati dokumentaciju
Fizička dokumentacija
Registratori (fascikle) po kategorijama:
- Osnivačka dokumentacija i registar
- Zapisnici sa skupština (hronološki)
- Finansije — prihodi (uplate stanara)
- Finansije — rashodi (računi, ugovori)
- Tehnička dokumentacija i radovi
- Prepiska (dopisi, opomene, prijave)
Digitalna dokumentacija
Pored fizičke, preporučuje se i digitalna arhiva:
- Skenirajte sve važne dokumente
- Koristite Excel ili Google Sheets za evidenciju uplata
- Čuvajte kopije na USB-u ili u cloud servisu
- Napravite backup jednom mjesečno
Primopredaja dokumentacije
Kada se mijenja predsjednik ili upravni odbor, obavezna je primopredaja kompletne dokumentacije. Ovo treba dokumentovati posebnim zapisnikom koji potpisuju stari i novi predsjednik. Nedostatak dokumentacije pri primopredaji je čest izvor problema.
Napomena: Ovaj tekst je informativnog karaktera i zasnovan je na Zakonu o održavanju zgrada RS (Službeni glasnik RS, br. 101/11).
Komentarišite